Takie skróty/adnotacje służą do wewnętrznej komunikacji między urzędnikami. A konkretniej między przełożonym a urzędnikiem, żeby przekazać jakieś informacje lub instrukcje dotyczące konkretnego pisma w wersji papierowej lub w systemie elektronicznym. Mają one za zadanie przyśpieszenie przetwarzania dokumentów i poprawienie komunikacji na linii urzędnik - urzędnik, czasami również między urząd - urząd.
Najczęściej spotykane adnotacje to:
PM (Proszę o rozmowę) - prośba o zapoznanie się z pismem i rozmowę z przełożonym na temat danej sprawy
PO (Proszę o odpowiedź) - prośba o odpowiedź na dane pismo/wniosek
PR (Proszę o realizację) - otrzymujący pismo z tą adnotacją proszony jest o załatwienie sprawy
PU (Proszę o uwagi) - prośba o przygotowanie uwag do danego pisma
WZ (Wyrażam zgodę) - aprobata przełożonego co do sposobu załatwienia sprawy
DD (Do dekretacji) - prośba o dekretację wpływu
DA (Do akceptacji) - prośba urzędnika o zaakceptowanie danego pisma przez przełożonego
DP (Do podpisu) - pismo przygotowane do podpisu przez osobę decyzyjną
DW (Do wiadomości) - przekazanie pisma osobie, aby zapoznała się z jej treścią
DO (Do Opinii) - prośba o opinię w sprawie pisma
DS (Do sprawy) - prośba o przekazanie danego pisma do akt sprawy
a/a lub bardziej poprawnie aa (Ad acta) - dołączenie pisma do akt sprawy
Te ostatnie często można zobaczyć na pismach otrzymanych z urzędów rządowych lub samorządowych, więc warto żeby każdy z nas zapamiętał jakie mają znaczenie dwie literki a/a.
